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Administrative support & projects management (

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Administrative support & projects management ( in Paris, France

  • Ubisoft
  • Full time
  • Intermediate
  • Email
  • Paris, France
  • 18/06/2021
  • Report

Au sein du Siège International d’Ubisoft, nous recrutons un.e Executive Assistant pour la Direction d’Ubisoft Brand Portfolio Management, une nouvelle équipe dont le mandat est de piloter la stratégie de nos marques et de notre portefeuille de jeux.

Cette direction rassemble plus de 110 personnes et est présente sur 6 sites : Paris, Montpellier, Montréal, San Francisco, Shanghai et Malmö.

Dans ce contexte international, vous assistez la Chief Portfolio Officer et vos missions s’articulent autour de trois axes principaux :

    1.     Coordination et pilotage des projets administratifs du département

    • Suivi budgétaire et légal : loi sapin, GPDR, NDA, process, archivage
    • Crédit Impôt recherche
    • Gestion des prestataires externes : contrats, NDA, appels d’offre
    • Coordination et suivi des achats de licence

    2.      Office management

    •  Gestion matériel
    • Achat fournitures
    • Onboarding / offboarding
    • Physical & Digital office

      3.     Organisation d’évènements ;

      • Participation à la coordination d’événements internes réunissant jusqu’à 200 personnes ;
      • Organisation de séminaires d’équipe ;
      • Création de moments d’échange, de partage et de convivialité (digitaux ou physiques selon l’évolution du contexte sanitaire) et gérer l’organisation qui en découle ;

      4.      Assistanat et coordination :

      • Gestion d’agenda façon Tetris ;
      • Préparation, organisation et suivi des réunions ;
      • Gestion des notes de frais de la CPO
      • Organisation et suivi administratif des voyages et déplacements des directeur.rice.s de département ;

      Pour réussir dans ce poste, vous avez une expérience significative sur des missions similaires d’assistanat de direction et de communication impérativement dans un contexte international.

      Si vous souhaitez nous rejoindre pour relever ce challenge et que vous vous reconnaissez sur les affirmations suivantes, alors n'hésitez plus !

      • Vous êtes habitué.e à gérer des projets et à assurer le respect des jalons
      • Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles et de communication ;
      • On vous connait pour votre rigueur, votre sens de l’organisation hors norme ainsi que votre autonomie ;
      • D’un tempérament débrouillard, pour vous il n’y a pas de problème, que des solutions ;
      • Le sens du service et de la confidentialité sont vos maîtres-mots ;
      • Vous êtes bilingue en anglais pour ce poste à envergure internationale ;
      • Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, et Powerpoint) et votre orthographe est irréprochable ;
      • Votre enthousiasme au quotidien sera un atout indéniable pour ce poste.

      Vous souhaitez être de la partie, alors n’attendez plus. Transmettez-nous votre candidature afin de nous rejoindre sur ce poste en CDI à pourvoir au sein de notre siège international, basé à Saint-Mandé (accessible en métro Ligne 1 et 9/Tram T3a et T3b/RER A).​ 

      Ubisoft au quotidien, c’est allier les bons côtés de l’esprit start-up avec les moyens et avantages d’un grand groupe, dont voici un premier aperçu: ​ 

      ·       Intéressement & Participation​, 

      ·       Un congé paternité & coparent d’un mois​,

      ·       Un service Workplace qui rend votre quotidien le meilleur possible: petit déj tous les lundis, mise à disposition d’espaces de détente, d’espaces de jeux avec des consoles, de boissons chaudes et fruits frais gratuits, 

      ·       Billetterie & Bons plans : réductions sur des abonnements culturels, cinéma,

      ·       Jeux & Co : accès illimité à notre catalogue de jeux sur PC via Uplay, 4 jeux consoles Ubisoft gratuits par an, goodyshop, ludothèque,

      ·       Sport & Clubs : réduction sur des abonnements sportifs + accès aux clubs Ubi (loisir, sport et musique),

      ·       Et bien d’autres avantages à venir découvrir.

      ​Et maintenant vous vous dites quelle est la suite? Si le job vous intéresse et que vous pensez correspondre au profil recherché, il vous suffit de transmettre votre candidature via SmartRecruiters (CV sous format PDF de préférence). Nous reviendrons vers vous sous 3 semaines et si votre profil correspond afin de proposer un premier point téléphonique de 30 minutes, qui pourra être suivi de plusieurs entretiens. ​ 

      En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes. 

       Le poste est rattaché au Siège International.

      Ubisoft

      Ubisoft is a creator of worlds, committed to enriching players' lives with original and memorable gaming experiences.

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