Meeting Coordinator (F/H/NB)

Jun 28, 2022
Paris, France
... Not specified
... Junior
Full time
... Office work

La direction Workplace d’Ubisoft, composée d’environ 55 personnes, travaille à améliorer l’environnement de travail et l’employee expérience. Le Workplace a pour volonté d’offrir aux salariés un environnement de travail à leur image : convivial, créatif et original. 

Au sein de l’équipe Workplace, vous intégrez le Service Travel & Meet, composé de 7 personnes, dont le rôle est de gérer l’organisation des déplacements et des évènements des différentes équipes.

En tant que Meeting Coordinator, sous la responsabilité de la manager de l’équipe, vos missions principales sont les suivantes :

1.      Coordination logistique des évènements internes sur nos sites de Montreuil & Saint-Mandé :

  • Vous accompagnez les collaborateurs et collaboratrices dans l’organisation de leurs réunions, évènements (tournages, évènements festifs, sorties de jeux, etc.) et séminaires ;
  • Vous faites des briefs avec les organisateur.rices pour comprendre leurs besoins, et élaborez des recommandations en fonction du type d’évènement ;
  • Vous suivez toutes les étapes de l’organisation (avant, pendant et après l’évènement) tout en vous assurant que la politique meeting soit bien appliquée ;
  • Vous supervisez la bonne mise en place des espaces et y participez en cas de besoin ;
  • Vous prenez en compte les dysfonctionnements éventuels et mettez en place des process pour éviter leur reproduction ;
  • Vous vous assurez de la bonne coordination avec les différents pôles intervenant dans l’organisation de ces évènements (Opérations, IT, Exploitation et Food par exemple).

2.     Organisation des demandes d’évènements externes :

  • Vous traitez les demandes de réservations de restaurants, lieux de réunions et hébergements ;
  • Vous sourcez les lieux de séminaires, les espaces de réunions, les activités et les restaurants pour faire les propositions les plus adaptées aux demandes ;
  • Vous négociez avec les prestataires et gérez les éventuels litiges.

3.     Amélioration continue et projets transverses :

  • Pour répondre au mieux aux demandes, vous faites de la veille sur les lieux similaires (entreprises ou lieux d’accueil) et sur les bonnes pratiques d’autres entreprises, notamment en participant à des salons et évènements MICE ;
  • Vous proposez des solutions, process et outils permettant de faire progresser l’efficacité et l’excellence du service ;
  • Vous mettez à jour et promouvez la politique meeting afin de sensibiliser les équipes au respect des lieux et des services ;
  • Vous élaborez et analysez des reportings pour calibrer les besoins et ainsi anticiper et piloter la charge de travail ;
  • Vous collectez du feedback des partenaires internes et externes pour faire progresser la qualité du service.

Pour vous accompagner sur ces missions, vous managez un.e stagiaire.

Pour réussir sur ce poste, vous justifiez d’une première expérience dans l’évènementiel au sein d’une structure accueillant des séminaires ou plus globalement sur le marché du MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions).

Si vous souhaitez nous rejoindre pour relever ce challenge et que vous vous reconnaissez sur les affirmations suivantes, alors n’hésitez plus !

  • Vous appréciez le travail en équipe et êtes doté·e d’un excellent relationnel.
  • Vous êtes polyvalent·e et appréciez jongler entre plusieurs missions à la fois.
  • Votre entourage vous décrit comme étant une personne rigoureuse, organisée et proactive.
  • Vous avez un intérêt marqué pour les problématiques de coordination événementielle.
  • Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (notamment PowerPoint et Excel).
  • Enfin, vous êtes à l’aise pour communiquer en anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Vous souhaitez être de la partie, alors n’attendez plus. Transmettez-nous votre candidature afin de nous rejoindre sur ce poste en CDI à pourvoir au sein de notre siège international, basé à Saint-Mandé (accessible en métro Ligne 1 et 9/Tram T3a et T3b/RER A).​ 

Ubisoft au quotidien, c’est allier les bons côtés de l’esprit start-up avec les moyens et avantages d’un grand groupe, dont voici un premier aperçu : ​ 

  • Intéressement & Participation​ ;
  • Un service Workplace qui rend votre quotidien le meilleur possible : petit-déj tous les lundis, mise à disposition d’espaces de détente, d’espaces de jeux avec des consoles, de boissons chaudes et de fruits frais gratuits ;
  • Billetterie & Bons plans : réductions sur des abonnements culturels, cinéma ;
  • Sport & Clubs : réduction sur des abonnements sportifs + accès aux clubs Ubi (loisir, sport et musique) ;
  • Et bien d’autres avantages à venir découvrir !

​Et maintenant, vous vous demandez quelle est la suite ? Si le job vous intéresse et que vous pensez correspondre au profil recherché, il vous suffit de transmettre votre candidature via SmartRecruiters (CV sous format PDF de préférence). Nous reviendrons vers vous sous 3 semaines et si votre profil correspond afin de proposer un premier point téléphonique de 30 minutes, qui pourra être suivi de plusieurs entretiens. ​ 

 En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs dans ses équipes. 

Le poste est rattaché au Siège International.

EMPLOYEE SIZE
5000 + employees
COMPANY JOBS
2644 available jobs
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